Cómo configurar eventos exitosos

Hace unos meses nos dimos a la tarea de realizar una serie de eventos de negocios en México que tuviera relevancia en nuestro sector y como en todo proyecto, esto representó todo un reto.

Si bien teníamos la idea de los tópicos a tocar así como a los conferencistas a invitar, siempre surge toda una lista de cosas por hacer y a veces no se sabe por dónde empezar.

El preparar y gestionar un evento suele ser una tarea desalentadora debido a tantos detalles por considerar, proveedores con los que hablar y no olvidemos la presión del día del evento.

Sin embargo, es más que posible realizarlo con una guía básica a tu lado.

Si es la primera vez que planificas un evento para tu empresa no te preocupes. Sin importar cuán grande o pequeño sea, sigue estos seis pasos, rápidos y fáciles para tener un evento exitoso:

1) Propósito y objetivo: ¿Cómo quieres que se sientan todos?

Considera: ¿Cuál es el objetivo de este evento? ¿Estás lanzando un nuevo producto? ¿Crear conciencia de marca? ¿Quién es tu público objetivo?

Crea una lista de objetivos y mantén tu enfoque en lograrlos sin importar qué.

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2) Lluvia de ideas

¡Haz una fiesta con tu pluma! Usa una pizarra blanca y bolígrafos de colores: saca todas las ideas e información de tu cabeza.

Obtén información de tu equipo y de las principales partes interesadas, ya que también tendrán excelentes ideas para que tu evento sea más exitoso.

3) Presupuesto

Me gusta llamar a esto el “Bono de Evento”. Es cierto que los eventos cuestan dinero, pero cuando se hacen bien, el dinero gastado es dinero ganado.

Un buen evento es una inversión y tiene el potencial de cerrar acuerdos, crear relaciones, aumentar la lealtad del cliente y ganar dinero.

Antes de pensar en todo en lo que gastarás (local, restauración, entretenimiento, mercadeo), piensa en las formas en que puedes hacer lo mismo ahorrando dinero.

Una excelente forma de hacer esto es usar un planificador de eventos profesional.

Puedes pensar en aumentar la cantidad de participantes potenciales a tu evento, aumentar tu visibilidad y mejorar el compromiso del cliente, así como el negociar las mejores tarifas con los proveedores.

También puedes pensar en ver opciones como patrocinios o socios y asegurar que tu evento sea profesional y rentable.

Nota: una cosa es buscar ahorrar dinero inteligentemente y otra cosa es adquirir cosas de baja calidad. Cuidado en como conceptualizas y manejas este tema de ahorro de dinero.

4) Seleccionar fecha y lugar

Al elegir una fecha, asegúrate de darte el tiempo suficiente para organizar tu evento y verificar con tus participantes clave que ésta fecha no será un conflicto en su agenda.

Ahora puedes encontrar el lugar perfecto para tu evento. Crea una lista de los factores clave que estás buscando y asegúrate de que esté alineada con la forma en que visualizas tu evento.

5) Crea una marca para tu evento

Vamos a ser creativos. Color, tema, mensaje … ¡Vuélvete loco!

Una vez que tengas una idea clara sobre la marca, el estilo y la mensajería para tu evento, ¡implementala!

Asegúrate de que esté presente desde la invitación, la decoración del evento, hasta la tarjeta de agradecimiento / correo electrónico posterior al evento… etc.

6) Tener una estrategia post-evento

Organizar un evento no se trata solo del día. Una vez que tus invitados se hayan ido, asegúrate de tener una estrategia clara para involucrarlos con tu negocio posterior al evento.

El planear un evento importante para tu negocio no tiene por qué ser aterrador.

Con el apoyo adecuado de un planificador de eventos profesional, puedes organizar eventos exitosos que estén en a la altura de tu marca, en presupuesto y a tiempo.

Referencias: YouTube , Wobi y El Reforma 

 

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